Excel'e yeni başlayanlar için 8 temel işlev

Kısa yanıt: Excel'e yeni başlıyorsanız önce toplama, ortalama, sayma, koşul ve arama yapan işlevleri öğrenin. Bu yazıdaki sekiz işlev, günlük işlerde sık kullanılan temel işlevlerdir: TOPLA, ORTALAMA, MAK/MİN, EĞER, EĞERSAY, ETOPLA, DÜŞEYARA ve YUVARLA.

Başlamadan önce: Türkçe Excel'de yazım

• Her formül = işaretiyle başlar.
• Türkçe Excel'de işlev adları Türkçedir (SUM yerine TOPLA gibi).
• İşlevin içindeki bilgiler (bağımsız değişkenler) noktalı virgülle (;) ayrılır. Bunun nedeni, Türkçe ayarlarda virgülün ondalık ayırıcı olarak kullanılmasıdır.
• A2:A10 gibi bir yazım, A2'den A10'a kadar olan hücreleri gösterir.

Örneklerde, A sütununda ürün adlarının, B sütununda satış adetlerinin, C sütununda satış tutarlarının bulunduğu basit bir tablo düşünelim.

1. TOPLA: Sayıları toplar

=TOPLA(C2:C10)

C2 ile C10 arasındaki tutarların toplamını verir. Gün sonu, ay sonu ya da kategori toplamlarının temelidir.

2. ORTALAMA: Ortalama alır

=ORTALAMA(B2:B10)

Satış adetlerinin ortalamasını verir. Boş hücreleri hesaba katmaz; ancak içinde 0 yazan hücreler ortalamaya dahil edilir.

3. MAK ve MİN: En büyük ve en küçük değeri bulur

=MAK(C2:C10) ve =MİN(C2:C10)

En yüksek ve en düşük satış tutarını gösterir. Uzun bir listede uç değerleri hızlıca görmek için kullanılır.

4. EĞER: Koşula göre sonuç verir

=EĞER(B2>=10;"Hedef tuttu";"Hedef altında")

B2'deki değer 10 ya da daha büyükse "Hedef tuttu", değilse "Hedef altında" yazar. Yapısı şöyledir: koşul; koşul doğruysa ne yazılacağı; koşul yanlışsa ne yazılacağı.

5. EĞERSAY: Koşula uyan hücreleri sayar

=EĞERSAY(A2:A10;"Kalem")

A sütununda "Kalem" yazan kaç satır olduğunu sayar. Bir ürünün listede kaç kez geçtiğini (kaç satış kaydı olduğunu) ya da bir durumun kaç kez geçtiğini bulmak için kullanılır; satılan adetlerin toplamı için ETOPLA kullanılır. Birden fazla koşul gerekiyorsa ÇOKEĞERSAY işlevi kullanılır.

6. ETOPLA: Koşula uyan değerleri toplar

=ETOPLA(A2:A10;"Kalem";C2:C10)

A sütununda "Kalem" yazan satırların C sütunundaki tutarlarını toplar. Ürün, müşteri ya da kategori bazında toplam almak için çok işe yarar.

7. DÜŞEYARA: Bir tabloda değer arar

=DÜŞEYARA("Kalem";A2:C10;3;YANLIŞ)

A2:C10 tablosunun ilk sütununda "Kalem"i arar ve bulduğu satırdaki 3. sütunun değerini getirir. Son bağımsız değişken olan YANLIŞ, tam eşleşme aranmasını sağlar. Aranan değerin, seçilen tablonun ilk sütununda olması gerekir; bu kural unutulduğunda işlev #YOK hatası ya da yanlış sonuç verir.

Excel'in yeni sürümlerinde aynı işi daha esnek yapan ÇAPRAZARA işlevi de vardır; ancak DÜŞEYARA birçok dosyada hâlâ yaygın olarak kullanıldığı için önce onu öğrenmek faydalıdır.

8. YUVARLA: Sayıyı belirli basamağa yuvarlar

=YUVARLA(C2/3;2)

Sonucu virgülden sonra 2 basamağa yuvarlar. Tutar hesaplarında kuruş farklarını düzenli göstermek için kullanılır. Hücre biçimi yalnızca sayının görünüşünü değiştirir; YUVARLA ise değerin kendisini yuvarlar. Bu yüzden sonraki hesaplarda yuvarlanmış değerin kullanılmasını istiyorsanız YUVARLA kullanın.

Sık yapılan hatalar

• Virgül kullanmak: Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler arasında noktalı virgül kullanılır.
• Metni tırnaksız yazmak: Formül içindeki metinler çift tırnak içinde yazılır: "Kalem".
• Sayıyı metin olarak girmek: Başında boşluk ya da kesme işareti olan sayılar toplama katılmayabilir. Sayıların hücrede sağa yaslı görünmesi, çoğunlukla sayı olarak tanındıklarını gösterir.
• Formülü kopyalarken aralığın kayması: Bir aralığın sabit kalmasını istiyorsanız $A$2:$C$10 biçiminde yazın.

Nasıl çalışmalı?

İşlevleri okuyarak değil, deneyerek öğrenirsiniz. Kendi harcamalarınızla ya da hayalî bir satış listesiyle 10 satırlık küçük bir tablo hazırlayın ve bu sekiz işlevi tek tek deneyin. Her işlevi bir kez kendi tablonuzda kullandığınızda, iş yerinde karşınıza çıktığında tanıdık gelecektir.

Kısaca

• Önce toplama, ortalama, koşul, sayma ve arama işlevlerini öğrenin.
• Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler noktalı virgülle ayrılır.
• EĞER, EĞERSAY ve ETOPLA koşullu hesapların temelidir.
• DÜŞEYARA'da aranan değer tablonun ilk sütununda olmalıdır.

Excel'i baştan sona düzenli bir sırayla öğrenmek için Microsoft Office Excel eğitimine; tablolardan anlamlı sonuçlar çıkarmak için Temel Veri Analizi eğitimine göz atabilirsiniz. Excel'i muhasebe kayıtlarıyla birlikte kullanacaksanız Ön Muhasebe eğitimi de iyi bir tamamlayıcıdır.