Ön muhasebe elemanı ne iş yapar?

Kısa yanıt: Ön muhasebe elemanı, bir işletmenin günlük para ve belge akışını kayda geçirir. Faturaları ve irsaliyeleri düzenler ya da işler, kasa ve banka hareketlerini izler, müşteri ve tedarikçi hesaplarını (cari hesaplar) takip eder. Bu kayıtlar, işletmenin muhasebesinin ve vergi işlemlerinin temelini oluşturur.

Ön muhasebe ile muhasebe arasındaki fark

"Ön" kelimesi işin sırasını anlatır. Ön muhasebe, belgelerin oluştuğu ve ilk kez kayda geçtiği aşamadır: satış yapılır, fatura kesilir, ödeme alınır, kayıt girilir. Muhasebe ise bu kayıtları belirli kurallara göre defterlere işler, dönem sonunda mali tabloları ve vergi beyannamelerini hazırlar.

Bağımsız bir büro açıp işletmelere muhasebe hizmeti vermek ayrı bir meslektir: Serbest muhasebeci mali müşavirlik, 3568 sayılı Kanun'la düzenlenir ve ruhsat gerektirir. Ön muhasebe elemanı ise çoğunlukla bir işletmenin içinde, işletmenin kendi işlerini yürütür ve kayıtları mali müşavirle paylaşır.

Günlük görevler

İşletmenin büyüklüğüne ve sektörüne göre değişse de sık görülen görevler şunlardır:

• Fatura işlemleri: Satış faturalarını düzenlemek, gelen alış faturalarını kontrol edip kaydetmek. Bugün birçok işletmede bu işlemler e-fatura ve e-arşiv fatura gibi elektronik belgelerle yapılır.
• İrsaliye: Malın sevkiyatını gösteren belgeleri düzenlemek ve faturayla eşleştirmek.
• Kasa takibi: Nakit giriş ve çıkışlarını kaydetmek, gün sonunda kasayı saymak.
• Banka hareketleri: Gelen ve giden ödemeleri hesap hareketleriyle karşılaştırmak.
• Cari hesap takibi: İşletmenin kime ne kadar borcu olduğunu ve kimden ne kadar alacağı bulunduğunu izlemek; vadesi gelen alacakları hatırlatmak.
• Stok kayıtları: Giren ve çıkan malları kaydetmek, sayım sonuçlarını kayıtlarla karşılaştırmak.
• Belge düzeni: Belgeleri dosyalayıp mali müşavire düzenli biçimde iletmek.

Hangi bilgi ve beceriler gerekir?

• Temel ticari belgeler: Fatura, irsaliye, makbuz, dekont gibi belgelerin ne işe yaradığını ve üzerinde hangi bilgilerin bulunması gerektiğini bilmek.
• Temel muhasebe kavramları: Borç, alacak, cari hesap, vade gibi kavramlara hâkim olmak.
• Bilgisayar ve ön muhasebe programları: Kayıtların çoğu ön muhasebe ya da muhasebe programlarında tutulur. Bir programı öğrenen kişi, diğerine de daha kolay alışır.
• Tablo programı: Excel gibi bir tablo programıyla liste hazırlamak, toplam almak, filtrelemek günlük işi kolaylaştırır.
• Dikkat ve düzen: Küçük bir rakam hatası, cari hesapların ve kasanın tutmamasına yol açabilir. Kayıtları kontrol etme alışkanlığı bu işin önemli bir parçasıdır.
• İletişim: Müşteri ve tedarikçilerle ödeme, belge ve mutabakat konularında yazışmak.

Kimler için uygun bir iş?

Sayılarla ve belgelerle çalışmaktan hoşlanan, düzenli ve dikkatli kişiler için uygundur. Ticari işletmeler, mağazalar, üretim yerleri ve hizmet şirketleri gibi farklı sektörlerde ön muhasebe işi vardır. Muhasebe alanına girmek isteyenler için de iyi bir başlangıç noktasıdır.

Nasıl hazırlanılır?

1. Temel kavramları öğrenin: Belgeler, cari hesap ve kasa işleyişiyle başlayın.
2. Bir tablo programında pratik yapın: Basit bir kasa ya da cari hesap listesi hazırlayın.
3. Bir muhasebe programını tanıyın: Kayıtların programda nasıl girildiğini görmek, iş ilanlarında sık aranan bir beceridir.
4. İlanları inceleyin: İlgilendiğiniz işlerin ilanlarında hangi programların ve becerilerin istendiğine bakın. İlanların nasıl okunacağını İş ilanı nasıl okunur? yazısında anlattık.

Kısaca

• Ön muhasebe, işletmenin günlük belge ve para akışını kayda geçirir.
• Fatura, irsaliye, kasa, banka ve cari hesap temel görevlerdir.
• Dikkat, düzen ve bilgisayar becerisi bu işin temelidir.
• Bağımsız muhasebe hizmeti vermek ise ruhsat gerektiren ayrı bir meslektir.

Bu alanda temel bilgileri edinmek için Ön Muhasebe, kayıtları programda tutmayı öğrenmek için Bilgisayarlı Muhasebe ve tablo becerisi için Microsoft Office Excel eğitimlerine göz atabilirsiniz.